L’impossibilità di creare assembramenti di persone non sta solo cambiando le interazioni personali, ma sta anche interessando le modalità in cui i business si relazionano con i propri stakeholder. Le aziende stanno iniziando ad adattarsi ora alle nuove procedure per la gestione della forza lavoro e si stanno interrogando su come migrare le attività marketing – che prima venivano realizzate live con dipendenti, clienti o prospect – verso forme virtualizzate.
Molte piccole e grandi realtà, finora impegnate nell’organizzazione o nella partecipazione alle fiere, ad esempio, dovranno adattarsi alla nuova “prassi” definita dagli eventi digitali.
Per supportare i manager e tutti coloro che in questo periodo stanno incontrando delle difficoltà nella gestione di nuove piattaforme e nella creazione di contenuti, abbiamo fatto due chiacchiere con Torsten Raak e Terri McTaggart di el-j, azienda specializzata in storytelling esperienziale e produzione di eventi. L’indicazione ricevuta è quella di aspettarsi che tutti gli eventi vengano effettuati in versione digitale entro la fine dell’anno, cercando di mantenere costante l’elemento umano. Ecco dunque una piccola lista di suggerimenti per agevolare il passaggio da eventi dal vivo a eventi online con l’obiettivo di aiutare le aziende ad avere successo.
Obiettivi chiari
La sfida è quella di tramutare un evento dal vivo, con tutto il bagaglio interpersonale che questo ne comporta, in un luogo di incontro virtuale: il primo passo per realizzare questa inversione di scenario è quello di rivalutare i propri obiettivi. Qual è il motivo per cui stavate chiamando a raccolta l’audience? Si tratta di comunicare il nuovo posizionamento interno alla forza vendita o del lancio di un nuovo prodotto sul mercato?
Qualunque sia la ragione, la costante rimane il dover comunicare un messaggio tenendo a mente che, in caso di eventi virtuali, si dovrà competere con maggiori distrazioni e meno tempo a disposizione per presentare l’iniziativa. “Per fare ciò,” afferma Raak “bisognerà essere veramente diretti per assicurarsi di mantenere vivo l’interesse del pubblico.” Se il programma di un evento dal vivo prevedeva 5 ore di presentazione, non si può pensare di replicare lo stesso format con contenuti online. Bisogna definire bene e con chiarezza il messaggio chiave da veicolare, i suoi punti di forza e come esporli.
Assodato il contenuto, bisogna coinvolgere l’audience
Nell’organizzazione di un evento online bisogna partire dalla struttura. Pensate a come sarebbe stata suddivisa la giornata del vostro evento live e a quante pause avreste inserito. Raak e McTaggart suggeriscono di segmentare l’agenda di un evento e organizzarla nell’arco di una giornata: il consiglio è di partire con un kick-off introduttivo per tutti i partecipanti per poi proseguire con una selezione di contenuti più verticali. A metà programma è bene richiamare a raccolta tutti per tastare l’opinione del pubblico e seguire, infine, con il keynote. Collocare lo speech contenente i contenuti principali e più importanti verso la fine della giornata permetterà di motivare l’audience a rimanere collegata per l’intera durata dell’evento. “Non significa che gli altri interventi siano noiosi,” precisa Raak “ma questo è un meccanismo pensato per far sì che il pubblico sia incentivato a tornare online e ascoltare il vostro messaggio”.
Per quanto riguarda le modalità di presentazione, oggi tutto è possibile grazie alla tecnologia. Si potrà ancora organizzare un evento che coinvolga il pubblico, nonostante questo avvenga virtualmente. Data la nuova natura dell’evento è possibile ipotizzare forme diverse di interazione con il panel che, spesso, data la protezione del video è più incentivato a partecipare attivamente.
Per i propri clienti, ad esempio, el-j ha creato quella che loro chiamano “Interactive Live Television”: una sorta di schermata con il formato delle news dei programmi di informazione, con grafici e tabelle, il feed delle notizie che scorre in forma di notiziario in basso allo schermo e l’anticipazione della programmazione successiva.
Questo formato può essere completato con la creazione di un micro sito personalizzato – di solito le aziende tecnologiche sono in grado di utilizzare le proprie risorse interne a questo scopo, ottimizzando così i costi per la creazione dell’intero progetto. “Qualunque cosa si decida di fare,” aggiunge McTaggart “è importante assicurarsi che tutta l’esperienza sia coerente e interconnessa, dalla registrazione al follow-up post evento. Tutto il programma dovrebbe essere estremamente coerente al tema dell’evento.”
In conclusione, non sappiamo ciò che il futuro ha in serbo per il mondo degli eventi, ma dobbiamo essere consapevoli che siamo entrati in una fase che ridefinirà il concetto di normalità. Nell’ultimo decennio ci sono state aziende già in grado di offrire eventi virtuali online relativamente a temi ambientali ed economici. E mentre noi tutti lo scorso anno abbiamo sorriso guardando questa intervista casalinga andata in onda sulla BBC, ora sappiamo che l’esperienza unica vissuta da quella famiglia potrà essere la nostra nuova realtà. Ricordate che, nonostante non ci si possa incontrare di persona, mettere al centro il fattore umano è importante oggi più che mai.
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