Per far fronte alle limitazioni dettate dall’attuale emergenza sanitaria molte aziende che non avevano ancora adottato la modalità di lavoro agile si sono trovate a dover implementare in fretta e furia una nuova cultura di smart working, con le procedure e le tecnologie ad esso correlate. In Hotwire, che da sempre adotta una policy di Thoughtful Working, il lavoro agile non rappresenta solo la possibilità di lavorare a distanza, ma incarna una vera e propria filosofia secondo cui il lavoro è il frutto del proprio impegno e della propria genialità, non solo un luogo a cui recarsi. Abbiamo sempre incoraggiato i nostri collaboratori a scegliere i luoghi più adatti a stimolare l’efficienza nel gestire la relazione con clienti e colleghi, ma anche sé stessi. E ora che ci troviamo ad affrontare Covid-19 siamo certi che grazie alla nostra cultura aziendale e alle tecnologie di smart working già da tempo collaudate potremo continuare a lavorare al meglio, riducendo al minimo gli eventuali disagi e l’impatto sulla quotidianità del nostro lavoro.
Ecco 10 utili consigli sullo smart working frutto dell’esperienza del team di Hotwire:
1. Mantieni invariata la routine, come se andassi in ufficio
Siamo creature abitudinarie e amanti della routine: mantenere le normali abitudini ci conforta e ci aiuta a preservare il benessere fisico e mentale. Se si è abituati a fare quattro passi ogni giorno per andare a mangiare è bene organizzarsi e fare un po’ di movimento intorno alla consueta ora di pranzo – che si tratti semplicemente di fare le scale o andare a buttare la pattumiera. In presenza di bambini a casa, poi, alzarsi alla stessa ora e mantenere la routine mattutina è fondamentale per ricordare loro che non sono in vacanza.
2. Alzati e fai movimento
Spesso non ci rendiamo conto di quanto camminiamo durante una normale giornata in ufficio. Che si faccia o un salto in cucina o che ci rechiamo alla macchinetta del caffè sono tutte buone occasioni per sgranchirci le gambe. Anche a casa è bene ricordarsi di alzarsi e fare del movimento circa ogni ora.
3. Imposta la sveglia a orari precisi per separare lavoro e vita privata
Lavorando da casa le nostre giornate sono meno strutturate in quanto prive di azioni consolidate, come ad esempio gli spostamenti casa-ufficio. Per evitare di perdere il senso del tempo è bene impostare una sveglia sul proprio telefono o computer a orari precisi, per ricordarsi di prendere una pausa o terminare la giornata lavorativa.
4. Rimani in contatto con i colleghi
L’uomo è un animale sociale e come tale ha bisogno di interagire con i suoi simili. Per fortuna possiamo avvalerci di servizi di videoconferenza come Zoom per programmare meeting, incontri a due o anche solo per fare una chiacchierata con un collega. È importante cercare di tenere sempre accesa la webcam.
5. Comunica con i tuoi coinquilini o con i familiari con cui vivi
In vista di un meeting importante è bene avvisare i propri coinquilini o le persone con cui vivi, informandoli dell’orario della call e di come dovranno comportarsi per la sua durata. Non c’è niente di meglio che collegarsi alla videoconferenza settimanale con il proprio team mentre la dolce metà o il coinquilino ascoltano la musica a tutto volume in sottofondo. Può essere utile creare una sorta di indicatore visibile da esporre quando si è in call (ad esempio, un cartello scritto a mano o un cartone con una “X” rossa). Nelle famiglie con bambini, i genitori in smart working possono organizzare dei turni, idealmente di circa due ore ciascuno, per condividere la cura dei figli, inserendoli nei rispettivi calendari di lavoro e impegnandosi a rispettarli.
6. Monitora come impieghi il tuo tempo
Monitorare e analizzare il modo in cui si trascorre il tempo, avvalendosi di applicazioni di time tracking – come toggl.com o rescuetime.com – può rivelarsi molto utile per capire gli orari in cui si è più efficienti e tenere d’occhio l’andamento delle proprie giornate.
7. Non esitare a chiedere in caso di necessità
Non tutti hanno il lusso di poter contare su un vero e propri ufficio in casa. Se si ha bisogno di qualcosa per ottimizzare il proprio lavoro in modalità di smart working è bene chiedere al team IT, i cui responsabili si adopereranno per fornire il necessario e soddisfare ogni richiesta nei limiti del ragionevole.
8. Comunica, comunica, e ancora comunica
Se la nuova modalità di lavoro agile ha in qualche modo cambiato la nostra disponibilità o i nostri orari, è bene tenere informati tutti i clienti e i membri del team. Inoltre, è ottimale aggiornare i colleghi quando si è terminato un progetto o un compito importante, oppure quando si deve prendere una pausa per seguire i figli con le attività scolastiche. Non è necessario scrivere un papiro per comunicare ogni singola azione, ma può certamente essere utile ripetersi.
9. Mantieni un atteggiamento positivo
In questi tempi di grande incertezza è bene prendersi cura di sé stessi per tutelare il proprio benessere mentale al pari di quello fisico. Per questo è importante dedicare alcuni momenti della giornata a qualcosa che ti aiuti a generare emozioni positive, come praticare meditazione, vedere video su YouTube, giocare con gli amici a quattro zampe o gustare un gelato con la tua famiglia; qualsiasi sia la tua scelta, l’importante è concedersi una coccola che ti aiuti a rigenerarti e a sentirti più sereno.
10. Respira
In attesa di poter riprendere a passeggiare senza limiti all’aria aperta, ricorda di arieggiare gli spazi in cui lavori e di concederti un po’ di tempo in giardino o sul balcone, magari a fine giornata per rilassarti. Una boccata d’aria fresca spesso fa miracoli per il benessere psicofisico.
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