Trasformare un evento aziendale da fisico a virtuale: 5 insegnamenti tratti dalla nostra esperienza
Ogni anno i dipendenti Hotwire da tutto il mondo si incontrano in una location per conoscersi dal vivo, ricevere aggiornamenti sul business e festeggiare i successi dell’anno appena trascorso. Questo è ciò che chiamiamo “Bootcamp”. Quest’anno avremmo dovuto incontrarci a New York, ma a causa del Covid-19 ciò non è potuto accadere, e al posto dei consueti sei mesi di pianificazione, ci siamo trovati a dover ripensare e sviluppare un’alternativa virtuale nella metà del tempo. Poiché molti business hanno affrontato o stanno affrontando la stessa sfida con i propri eventi, abbiamo pensato di identificare e condividere i principali insegnamenti che abbiamo tratto dall’esperienza di pianificazione ed esecuzione dell’edizione 2020 del Bootcamp.
- Il contenuto è fondamentale
I contenuti sono un elemento chiave per coinvolgere con successo la propria audience per un significativo lasso di tempo. Testate le idee degli speaker con i dipendenti oppure create un gruppo di lavoro dedicato, come abbiamo fatto noi, da cui attingere suggerimenti e ispirazione su interventi e relatori. Combinate i contenuti per rendere la scaletta dell’evento interessante, utilizzando panel, presentazioni, tavole rotonde e sessioni interattive. Fondamentale sarà provare tutti i contributi prima del grande evento e pensare a come si svolgeranno le transizioni. Ci vorrà un moderatore per scandire le sessioni oppure sarà sufficiente utilizzare delle slide tra un contributo e l’altro? Noi abbiamo realizzato una scaletta dettagliata di tutti i momenti dell’evento e pensiamo che annotare tutti i passaggi in anticipo sia una buona pratica da seguire.
- Utilizzate la musica per mantenere alta l’attenzione
Abbiamo la fortuna di avere all’interno di Hotwire un gruppo di talenti che si sono organizzati per dare vita alla nostra band chiamata “The Borderless Thinkers”. Come emerso dalla nostra survey post evento, le loro performance si sono rivelate tra gli elementi più apprezzati del Bootcamp, grazie alla capacità della musica di unire le persone e far provare forti emozioni. I loro pezzi sono stati utilizzati soprattutto nelle fasi successive alle pause, per aiutare i partecipanti a rientrare nel mood dell’evento.
Oltre a cantanti e musicisti nel nostro staff abbiamo anche due DJ, che hanno dato il via alle due giornate di evento con i “morning rave” per scaldare l’audience e partire con la giusta carica. Queste esibizioni sono state al centro dei commenti sull’evento condivisi sui diversi canali di comunicazione coinvolti.
- Largo all’interattività
È davvero complicato realizzare un dialogo con oltre 300 persone collegate da tutto il mondo dalla propria abitazione. Per noi era fondamentale che i nostri colleghi si sentissero parte dell’evento e potessero interagire in tempo reale durante le giornate di evento. Per riuscire in questa impresa abbiamo inviato a ogni partecipante una scatola con oggetti e gadget brandizzati da poter utilizzare durante l’evento (per esempio dei glowstick e trucchi per il morning rave) e tutti i partecipanti hanno condiviso le proprie foto sui canali slack creati per l’evento e sui social media attraverso l’utilizzo di hashtag ad hoc. Scopriteli su #HWReWired.
Per tutto l’evento abbiamo anche utilizzato la tecnica della gamification, organizzando una caccia al tesoro usando le parole e una competizione per foto e caption, prevedendo anche dei premi per incentivare l’interazione dei partecipanti.
Abbiamo sfruttato anche funzionalità di votazione, sessioni di Q&A e alcune funzionalità dell’app dell’evento per rafforzare la conversazione. Infine, abbiamo creato sessioni virtuali più ristrette dove seguire delle masterclass in cui i nostri colleghi hanno potuto imparare nuove ricette di cucina e come realizzare un cocktail o lavorare in team per riuscire a risolvere un’escape room!
- Prevedete incontri separati
Alla fine del primo giorno i nostri colleghi hanno apprezzato così tanto l’esperienza che volevano durasse di più – alcuni di loro si sono infatti organizzati per vedersi dopo l’evento. In futuro, a seguito di eventi come questo, faremo in modo di amplificare la visibilità di questi gruppi di incontro, così da massimizzarne la partecipazione da parte di tutti.
- Sfruttate gli errori digitali, rendono il tutto più umano
Come in tutti gli eventi dal vivo, alcune cose potranno andare storte – in molti casi sarà così! Siate preparati al peggio, ma se avrete delle idee di back-up (slide di transizione, un moderatore che intervenga live o un tecnico a portata di mano), i vostri invitati capiranno la situazione e vi supporteranno. Comunicando con loro in modo aperto e rimanendo allegri nonostante le avversità, sarete in grado di rendere più umana qualsiasi esperienza digitale.